Op verzoek van met name PRO hebben we binnen de gemeente aangegeven, het traject rondom onder andere ruimtelijke processen, te willen optimaliseren. Hiertoe is inmiddels een groep van experts gevormd binnen de raad om mee te denken over de manier waarop we dit willen gaan bereiken. Namens PRO heb ik daar uiteraard mijn ideeën over die ik graag met iedereen wil delen.
Vanuit onze bedrijfs- en inmiddels ook mijn persoonlijke filosofie bekijken we processen via de 'Lean bril'.
> Lean is een managementfilosofie die erop gericht is om maximale waarde voor de klant te realiseren met zo min mogelijk verspillingen.<
Vanuit die gedachte geredeneerd zoeken we voor bepaalde processen naar de meest optimale situatie. Dat kan in iedere branch, bedrijfstak, dienstverlenend en/ of productie gericht bedrijf of instelling. En dus ook voor alle diensten en processen binnen onze gemeente.
Eén van de belangrijke 'tools' die we binnen Lean gebruiken is "Value Stream Mapping" (waarde stroom analyse).
>Value stream mapping is een techniek die gebruikt wordt binnen lean om de stroom (flow) van goederen en informatie te analyseren en eventueel te veranderen. Het gaat om het beschrijven, tekenen van de stroom van goederen en diensten door het (productie)proces.>
Hoe?
Formeer verbeterteams. Stel een verbetercontract op met de betrokkenen in dat verbeterteam waarin het doel met bijbehorende tijdspad beschreven wordt en ga aan de slag. Hanteer daarbij de volgende werkwijze en volgorde:
- Bepaal van (in dit geval) de betreffende dienst (bv omgevingsvergunning) de klant danwel de waardestroom (value stream) hiervan op een zogenoemde 'brown paper';
- Beschrijf / teken , de huidige situatie, waarin de huidige stappen zijn opgenomen, inclusief vertragingen plus de informatiestroom die nodig is om de dienst uit te kunnen voeren;
- Beoordeel de beschrijving van de huidige situatie waarbij je met name let op het creëren van 'Mura' (flow) (doorloopsnelheid) door het verminderen van Muda (verspilling);
- Maak een tekening van de gewenste toekomstige situatie;
- En het belangrijkst: realiseer uiteindelijk de gewenste toekomstige situatie binnen een realistische termijn en verwachtingspatroon.
Belangrijk hierbij is dat alle betrokkenen meegenomen worden, zowel in- als externe partijen. Tevens maak je binnen een proces van bijvoorbeeld een omgevingsvergunning niet alleen de interne als externe stroom, maar in dit geval ook de politieke stroom inzichtelijk. Want hoe vaak wordt er niet geroepen dat een bepaalde proces te traag is verlopen, terwijl de besluitvorming en politiek hier met name debet aan was?
Al deze verschillende stromen zouden uiteindelijk op elkaar afgestemd moeten worden om zodoende een zo optimaal mogelijk ruimtelijk proces als geheel te krijgen met de klantwaarde hoog in het vaandel. Dat zal overigens niet altijd in één keer lukken, maar door met name te blijven leren van elkaar en daarmee de wil te hebben om te blijven verbeteren, kom je tot de beste oplossingen.
Om bovenstaande werkwijze voor het optimaliseren van processen goed te kunnen doorlopen is het van belang dat het kennisniveau voor wat betreft deze processen en de huidige stappen, onder alle betrokkenen gelijk is.
Vanavond is wat dat betreft een belangrijke avond, niet alleen speelt Oranje haar halve finale tegen Argentinie, maar vanavond is ook een avond op het gemeentehuis (20:00 uur) over de diverse ruimtelijke processen (Principeverzoek – Bestemmingsplan – Omgevingsvergunning) binnen onze gemeente.
Vanuit deze startpositie kunnen we gaan bepalen wat onze doelen worden op dit vlak. De start naar iets moois! Het optimaliseren van deze ruimtelijke processen. En wellicht kunnen we daarbij gebruik maken van de werkwijze die wij voor ogen hebben.
Aan de slag!
Ruud
p.s. Voor het bruine papier (brown paper) kan ik zorgen.
