Burgeridee

Vanuit PRO Kaag en Braassem hebben wij een duidelijke visie rondom burgerparticipatie. 
Net als velen volgens mij willen we in gemeente Kaag en Braassem initiatieven vanuit de gemeenschap ondersteunen. 

Visie PRO: “Er zijn mogelijkheden voor kleine en grote (burger)initiatieven. Wij geven duidelijk aan wat die mogelijkheden zijn” 

Dat klinkt leuk, maar hoe werkt dat in de praktijk? Daar was ik nu zo nieuwsgierig naar.
We waren nu meer dan een jaar bezig met deze raadsperiode en ik vond het tijd voor een test. 

Zijn wij als gemeente klaar voor initiatieven? Geven wij duidelijk aan wat die mogelijkheden zijn? 

Ja, er zijn inmiddels verschillende initiatieven die van de grond gekomen zijn zoals het Centrumplan Leimuiden, Bult Nieuwe Wetering, Hospice Amandi, Mariakapel, etc. 
Maar zijn wij in het gemeentehuis ook voorbereid op dergelijke, maar ook de kleinere initiatieven, vanuit de dorpen of wijken?  

Is het duidelijk voor initiatiefnemers wat de mogelijkheden zijn? 
Met andere woorden: Is Kaag en Braassem uitnodigend voor inwoners om zelf de handschoen op te pakken? 
Waar moeten initiatiefnemers binnen het gemeentehuis zijn met hun idee? 
Zijn er heldere, uitnodigende kaders om burgerinitiatieven (naast kernen in hun kracht) te behandelen en te faciliteren? 
Zo ja, welke zijn dat? Zo nee, wanneer en hoe denkt het college dit, samen met de raad, op te gaan pakken? 

Deze vragen stelden wij aan het college in april van dit jaar. Met het antwoord van het college stelde ze voor om hierover met elkaar in gesprek te gaan. En dat gaan we graag. Dit is vanavond om 19:30 uur in het gemeentehuis. 

Op de achtergrond heb ik gewoon eens getest wat er gebeurd als je een (mogelijk) initiatief hebt. Uiteraard niet door mijzelf, maar heb mijn vriendin aan het werk gezet. 
Opdracht was: regel, onder aanvoering van de buurt, een kleine herinrichting van ons openbare parkeerterrein, waardoor 4 extra parkeerplaatsen ontstaan.
Zonder extra opmerkingen liet ik haar de weg bewandelen die zij nodig achtte om dit doel te bereiken. Het resultaat is wellicht niet representatief, maar geeft wat mij betreft aan dat er nog het één en ander dient te veranderen. Het is bedoelt als voorbeeld om globaal aan te tonen of we nu daadwerkelijk op orde zijn.

Allereerst ging zij, rond 18 mei, op weg op onze gemeente website. Ik liet haar in haar element, maar kwam er al snel achter dat ze niet precies wist waar ze moest zijn. Het kan aan de zoek kwaliteit van mijn vriendin liggen, maar nee ik zou er graag verder naar kijken. Uiteindelijk na een paar uur surfen is ze op 'Ruimtelijke Ontwikkeling' beland. Tja, dan kan je zeggen "nee natuurlijk moet je daar niet zijn". Ik draaide het om. Wat maakte het dat ze daar terecht kwam? De gedachte dat dit tot ruimtelijke ontwikkeling behoort, of gewoon omdat ze het juiste loket niet kon vinden?

Daarna is ze op zoek gegaan naar een mail adres. Ze kwam niet verder dan het algemene mailadres en stuurde haar verzoek per mail , ter attentie van, Ruimtelijke Ontwikkeling.

Na twee dagen kreeg ze een brief (verstuurd 19 mei, de dag na de mail) met een reactie dat :
"uw brief?? van 18 mei is ontvangen" en dat het in behandeling genomen is met een kenmerk. Binnenkort nader bericht.

Mooi, een snelle reactie en de mail is geregistreerd. Een mooi doel op zich om alle mailtjes en brieven te moeten registreren en een reactie binnen een dag te kunnen verzenden? Het is volledig automatisch, maar had wellicht ook per mail gekund?

Op 10 juni kreeg zij nog eens een reactie per mail. 

Bedankt voor uw e-mail.
Uw bericht is doorgezonden naar de desbetreffende afdeling. 
Uw vraag wordt zo snel mogelijk beantwoord. 

Blijkbaar wordt op dat moment geconstateerd dat het verzoek bij de verkeerde afdeling ligt en naar de juiste afdeling toegestuurd. Naast de enige vertraging die is ontstaan, heeft mijn vriendin het gevoel iets verkeerds te hebben gedaan. Ondersteunt door mijn oproep het niet persoonlijk aan te trekken, zeg ik haar toch gewoon af te wachten of actief te blijven met haar opdracht.

Dan komt op 22 juli de volgende brief binnen:

Ons kenmerk: 15.12315

Onderwerp: Verzoek uitbreiden parkeerplaatsen 

Geachte mevrouw Klein,

Naar aanleiding van uw melding over de mogelijkheid om het aantal parkeerplaatsen in de H.P van  der Poellaan in Rijpwetering uit te breiden door het verminderen van groenbakken het volgende:
Onze gemeente heeft vrijwel geen financiële ruimte om extra parkeerplaatsen aan te leggen.
Bij het uitvoeren van grootonderhoud aan wegen of bij reconstructies waarbij het hoofdriool moet worden vervangen wordt dit gelijktijdig onderzocht en (zover dit qua beschikbare ruimte mogelijk is) meegenomen.
Voor de komende 5 jaar staat er geen groot onderhoud in uw straat aan wegen en riool gepland.
Zelfwerkzaamheid t.a.v. het aanleggen van extra parkeerplaatsen is - i.v.m. het waarborgen van Arbo en veiligheid op of langs de weg - niet mogelijk door omwonende of belanghebbende.

Ten aanzien van uw vraag hoe te beginnen zijn een aantal stappen noodzakelijk die van belang zijn als er grootonderhoud wordt uitgevoerd: 

1. Inventarisatie van het aantal woningen in uw straat en aanliggende straten.
2. Inventarisatie van het aantal parkeerplaatsen in uw straat en aanliggende straten.
3. Inventarisatie van beschikbare parkeerplaatsen in garages en op eigen terrein.
4. Inventarisatie van oneigenlijk gebruik van parkeerplaatsen (aanhangers, campers, vrachtwagens) op meerdere weekmomenten/tijdstip
5. Inventarisatie “fout” parkeerders (op trottoirs en plantsoen; ook half op trottoirs) op meerdere weekmomenten/tijdstip

Deze uitkomst bepaald de gemiddelde parkeerdruk en kan dan worden getoetst aan de parkeerrichtlijn die destijds bij de aanleg van toepassing was.

Ik vertrouw er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Met vriendelijke groet, 

Het enthousiasme van mijn vriendin was in ieder geval behoorlijk gedaald en de bal lag weer bij mij. Ruud wat moet ik hiermee? Wat kan ik hiermee doen? Kan jij hier iets mee doen? En dat is nou precies wat ik niet wil. 

De inhoudelijk reactie op 22 juli kan je op verschillende manier interpreteren. Voor de discussie vanavond is het zaak de hoofdlijn eruit te halen. Er zal niets in staan wat onzin is, integendeel, ik denk dat het volgens onze oude denk- en werkwijze, de juiste reactie is. Echter wil je open staan voor initiatieven zal je als overheid op een andere manier moeten acteren.

Doe er mee wat je ermee wil doen, maar voor mij is het duidelijk. Er dient nog het één en ander te veranderen voordat we burger initiatieven op een juiste manier ondersteunen.
En daar gaan we graag vanavond over in gesprek met elkaar!

In de tussentijd is er online op de gemeente website een nieuwe bullet aangemaakt. Burgeridee. Toch al iets gebeurd met onze vragen?
Iemand nog een burgeridee? 

Tot vanavond!

Ruud

Goed bestemd

Gisteravond was weer eens een avond in het gemeentehuis waarbij ik aan het einde goed gestemd naar huis ging. En dat is eerlijk gezegd dit keer een soort zwak uitgedrukt.

Enige tijd geleden schreef ik mijn blog over Lea(r)n gemeente Kaag en Braassem over een betere en efficiëntere dienstverlening.

Door de doorlooptijd van een dienst (zoals bijvoorbeeld een bestemmingsplan procedure) scherp te stellen (bv door te roepen dat het in een week kan) kun je de betrokkenen bij zo'n proces bewegen om te bedenken wat ervoor nodig is om het in een week te (moeten) doen. 

Hierdoor kunnen verspillingen (zoals tijd of beperkte draagvlak dus bezwaren) uit het proces worden gehaald. Uiteraard is daarbij een week niet het doel op zich (kan overigens wel een doel zijn) , maar door de verspilling uit het proces te halen, zal de kwaliteit en klantwaarde binnen het proces verbeteren. De kwaliteit en klantwaarde zijn in dit geval dan de (maximale)betrokkenheid van belanghebbenden, goede communicatie (niet eenzijdig, maar interactief) , duidelijke verwachtingen en draagvlak voor het plan. 

Uiteraard werd ik voor gek verklaard. "Een bestemmingsplan duurt een jaar, als het niet langer is, dat KAN niet sneller". 

Gisteravond werd er door de afdeling Ruimtelijke Ordening van Kaag en Braassem een avond georganiseerd over het innoveren en versnellen van het bestemmingsplan proces.
In een uur tijd werden we meegenomen in de ambitie van de afdeling om het bestemmingsplan proces tot 8 weken terug te brengen, waarvan 6 weken (wettelijke!!) inzage termijn. 

Hoe? Door in twee thema weken in de ontwerp fase met elkaar de belangen op tafel te leggen, toe te lichten, af te wegen en waar nodig aan te passen. 
Complimenten voor de aanpak en deze ambitie. Het is de manier om daadwerkelijk anders te doen en de "voorkant" optimaal te gebruiken. Ik ben uiteraard zeer benieuwd naar het vervolg en het resultaat.

Uiteraard zitten er nog wel wat aandachtspunten aan. 

• Alle belanghebbenden in dit proces zullen vroegtijdig en op vooruitstrevende manier betrokken moeten worden en het proces ("De Flow") duidelijk voor ogen moeten hebben (wat, wanneer en hoe?);
• Ga pas "De Flow" in als alles wat benodigd is compleet en bekend is;
• Stuur tijdig bij als het anders dreigt te gaan of meer informatie gewenst danwel nodig is;
• Gewoon doen, leer van de aanpak en verbeter dit op een volgend plan.

Nog mooier is om het plan daarbij in een (BIM) 3d model te zetten en in de omgeving te plaatsen. Dit geeft een duidelijk beeld in wat het plan voor consequenties heeft voor en in relatie met de omgeving.   

Daarnaast zal de rol van de raad moeten veranderen. Wij zullen op de zijlijn moeten staan. Als scheidsrechter van het proces en de input laten leveren door de belanghebbenden. Dat vraagt wat van ons, maar ik heb daar alle vertrouwen in.

Deze aanpak is niet alleen toepasbaar op het ruimtelijk proces. Deze aanpak geldt voor ieder proces binnen het gemeentehuis. Dus nog genoeg te doen.

Complimenten voor de afdeling en heel veel succes gewenst met de uitvoering ervan. Het zal met vallen en opstaan gaan, maar geniet vooral van de energie en het resultaat!

Op maandag naar de kerk?

Nee natuurlijk niet. Op maandag is raadsavond. Dat weet iedereen inmiddels. Ook u toch?
Vandaag kregen we het verzoek toegemaild zondag 6 september vrij te houden voor DE heisessie van de raad.

Mijn reactie op Twitter was de volgende:
"Een sessie met de raad @kaagenbraassem op een zondag in september. Ik heb al wat anders. Genieten van mijn gezin...#vleesaansnijden"
De tweet was niet bedoelt omdat ik tegen een heisessie ben met de raad. Sterker. Ik ben groot voorstander hiervan. Het is meer dan nodig de neuzen dezelfde kant op te krijgen. 
Zeker nuttig, maar voor mij dit keer niet op deze zondag.

DE heisessie
Waarom DE heisessie? Er is al maanden overleg over betreffende heisessie. Waarom? Het vinden van een dag is moeilijk.
Uiteraard is dat moeilijk! De agenda's lopen vol. Je hebt te maken met mensen die betrokken zijn bij de gemeente en gemeenschap. 
Zij hebben over het algemeen ook een (fulltime) baan, familie, een gezin en als het mee zit een rijk sociaal leven. 
Het zijn de mensen die zeggen dat ze het druk hebben, maar vervolgens toch zeggen "ja ik kan" of "ja ik offer daar mijn zondag voor op".

Respect
Respect voor mijn collega raadsleden, die dit ook dit keer weer zeggen. Die dit verzoek (wellicht ook stiekem wel met tegenzin, maar uit respect voor hun fractievoorzitter) aanvaarden.  

Respect voor die fractievoorzitters die hier al maanden mee bezig zijn. Het feit dat diezelfde fractievoorzitters dagelijks bezig zijn het werk binnen hun fractie (groot of klein) te verdelen. De fractie voor te zitten, en een groep met verschillende mensen, bij elkaar te houden. 

Respect voor de manier waarop ze daarnaast ook nog bezig moeten zijn met andere (rand) zaken die niks met politiek te maken hebben en rekening moeten houden met zoveel meningen en wensen.

Het was voor mij het moment om dit keer te zeggen dat ik niet kan. Puur uit principe. De gezamenlijke agenda van mij en Lenny is nog leeg. Ik heb de zondag gereserveerd.
Ik ga wat met mijn gezin doen. De enige dag in de week dat we echt samen (kunnen) zijn.  

Er werd op mijn tweet gereageerd met "kroegentocht bedoel je". Helaas, een andere zondag, maar ik begreep dat die zondag ook zomaar had gekund. Ben benieuwd hoeveel daar iets over geroepen zouden hebben.

Verkeerde energie
Het feit dat ik keer op keer geluiden hoor op het gemeentehuis over de tijdsbesteding en tijdsdruk. Over al die avonden in het gemeentehuis die blijkbaar nodig zijn voor ons raadswerk. 
De stukken, de dagelijkse mailtjes en de updates op de maandag van de raadsvergadering, waardoor er onvoldoende gelegenheid is voor voorbereiding en afstemming. 
Zelfs zo erg dat mede hierdoor irritatie ontstaat over de behandeling in de vergadering diezelfde avond. 
Dat is verkeerde energie volgens mij. Net als deze blog schrijven overigens ;-)
Energie die we met elkaar hard nodig hebben voor veel mooiere en leukere dingen.

Volgens mij moeten we dit moment aangrijpen om eens goed met elkaar te bepalen wat ECHT belangrijk is. Waar we onze energie en tijd in het raadswerk aan moeten besteden. 

Regelmaat en minder vergaderen
Gebruik de maandag nu voor de raad. Maar dan ook elke maandag volledig en nuttig. Zorg dat er regelmaat ontstaat die iedereen (ook eventuele inwoners die het überhaupt willen volgen) begrijpt. 
Dat je precies weet op welke maandag (in de maand) er iets aan de hand is.
Elk kwartaal één raadsvergadering? Besluiten nemen. Naast de belangrijkste momenten van het politieke jaar (jaarrekening, voorjaarsnota en begroting).
Het ambtelijk apparaat, maar ook ons als raad daarop (in)richten, organiseren en functioneren. Leren loslaten en aan college en uitvoering overlaten. 
En zelf richting geven en controleren op hoofdlijnen.  
De overige maandagen gebruiken voor de invulling op onderwerp en/of op locatie. Dat, wat het raadswerk extra leuk maakt. 
Daar waar je mensen kan binden en vasthouden en niet weggelopen vanwege niet interessante vergaderingen of de tijdsbesteding. 

Dat is volgens mij wat er moet gebeuren.  
Energie anders inzetten op de juiste plek,op het juiste moment!

Er reageerde een zeer gewaardeerd collega uit de raad op mijn tweet: "Hoe doe je dat dan met de inspiratiesessies van PRO Kaag en Braassem op de zondag?". 
Daarmee doelt zij op de inspiratiesessies die wij met PRO geregeld op zondag houden en, die dus wel blijkbaar in mijn planning passen.
Cryptisch reageerde ik met:"op maandag ga ik naar de kerk". 
Daarmee doel ik op het feit dat ieder zijn prioriteiten en weekplanning heeft.
Boodschappen doen op zondag en naar de kerk op maandag. Appels en peren.

Mijn collega uit Katwijk zei stellig "zeg dan gewoon zondagsrust".
Maar daar ben ik dan ook weer principieel op tegen. 

Fijne zondag(en)!   

“Een goed raadsvoorstel krijgt de besluitvorming die het verdient...”

De afgelopen jaren is er al veel verbeterd in het format van het raadsvoorstel. PRO grijpt het raadsakkoord ‘Anders denken, anders doen’ aan om verdere verbeteringen door te voeren. 

Toegankelijke besluitvorming is het doel. PRO, SvKB, CDA, D66 en de VVD staan raadsbreed een vernieuwend, eigentijds besluitvormingsproces op hoofdlijnen voor.

Het hele proces moet onder de loep worden genomen. Een nieuwe opzet van begroten en verantwoorden, het vergadermodel,  een interactief participatieproces met invloed aan de voorkant in plaats van inspraak aan de achterkant, structurele aandacht voor duurzaamheid én een vernieuwd format voor raadsbesluiten zijn nodig. In deze notitie “Een goed raadsvoorstel krijgt de besluitvorming die het verdient”, doen wij een voorstel voor het verbeteren van het raadsvoorstel.

De basis voor deze verbeteringen vinden we in de uitgangspunten uit het hoofdlijnen- én raadsakkoord ‘anders denken anders doen:

“Vanuit onze partijprogramma’s onderschrijven wij een vernieuwing van het besluitvormingsproces.”

“We vernieuwen het besluitvormingsproces waardoor vergaderingen levendig en een plek voor informatie‐uitwisseling zijn.”

“De raad moet op hoofdlijnen vergaderen en besluiten nemen “

In onze ogen zou het vergadermodel (BOB), zoals we dat met elkaar bedacht hebben, beter tot zijn recht komen als we de discussie op de juiste manier ‘richten’ door een format te gebruiken dat dienend is aan de afgesproken intenties: vergaderen op hoofdlijnen en de focus op kaders stellen. 

“Een raadsvoorstel is een besluit of meerdere besluiten die genomen moeten worden om een bepaald doel te bereiken...”

Voorbeeld: een besluit tot vaststelling van een nota van uitgangspunten staat niet op zich maar draagt bij aan het uiteindelijke doel, het vaststellen van het bestemmingsplan.

Veel raadsbesluiten gaan over inspanningen, budgetclaims en/of verordeningen. In het raadsvoorstel   moet  vooral duidelijk worden gemaakt aan welk doel dit besluit een bijdrage levert omdat dat het niveau is waar de raad haar discussie moet voeren. Invloed aan de voorkant in plaats van inspraak aan de achterkant krijgt dan ook vooral vorm rondom het bovenliggende doel. Het is niet realistisch dit bij elk instrument te verwachten. 

“De gevolgen/strekking van een raadsbesluit moeten explicieter worden gemaakt.“

Een raadsvoorstel is in aanvang geschreven voor de raad en zelfstandig leesbaar voor onze inwoners . Wat kunnen de inwoners verwachten nadat dit voorstel is aangenomen? 

Hoofdlijnen vergaderen

Doordat we onszelf tot doel hebben gesteld dat we op hoofdlijnen willen vergaderen, zou ook het raadsvoorstel hierop aan moeten sluiten. 

Wat ons betreft zou in het format verbeteringen kunnen worden aangebracht die bovenstaande kunnen ondersteunen. Dat betekent het volgende:

• Een raadsvoorstel is kort en overzichtelijk en op hoofdlijnen is geformuleerd ;
• Een raadsvoorstel is in begrijpelijke taal opgesteld, ook voor iedereen die niet dagelijks betrokken is bij de gemeente;
• De publiekssamenvatting van het raadsvoorstel geeft de essentie van het voorstel weer op een zodanige manier dat het zelfstandig te lezen en te begrijpen is. Een verzameling van publiekssamenvattingen kan de inhoud van een digitale raadsnieuwsbief worden;
• Verwijzingen naar details, extra toelichtingen  en/of andere (beleids)stukken worden tot een minimum beperkt of middels een digitale link in het raadsvoorstel opgenomen;
• In het raadsvoorstel wordt de context weergegeven met daarin de voorgeschiedenis en de besluiten die mogelijk nog volgen, ondersteund door een schematische tijdlijn;
• In het raadsvoorstel worden de beslispunten waarover wordt besloten en waarover  de discussie wordt gevoerd  duidelijk(er) benoemd;
• In het raadsvoorstel wordt aangeven aan welk doel het besluit bijdraagt;
• In het  raadsvoorstel wordt vermeld wat het maatschappelijk effect is van het te nemen besluit;
• In het raadsvoorstel wordt aangeven wat de afwegingen (pro/contra) zijn die aan het gevraagde besluit  ten grondslag liggen met mogelijke alternatieven.

Participatie

Participatie zal, naast duurzaamheid en communicatie, als vaste paragraaf opgenomen worden in het raadsvoorstel. Dit kan met een participatieladder waarbij voor iedereen duidelijk is, voor welk niveau van participatie is gekozen .

Voorbeeld: Bij een wijkinitiatief wordt de hoogste trede van de participatieladder gebruikt (bijvoorbeeld co-creatie); voor uitnodiging voor een informatiebijeenkomst kan het laagste niveau (het schrijven van een brief aan de direct betrokkenen) volstaan.

Levendig

Met de komst van een videosysteem hebben we toegankelijkheid van onze vergadering fors vergroot. De vindbaarheid van het beeldmateriaal en de live-uitzendingen moeten hoog op de agenda. Zonder linkje vanaf iemand die een tweet stuurt over de uitzending is het scherm amper te vinden. Op de publieke tribune kunnen we ook een slag maken in de toegankelijkheid van de discussie. We kunnen hieraan tegemoet komen door het voorblad van het vernieuwde raadsvoorstel op onze schermen te projecteren. Dit voorblad bevat de publiekssamenvatting, de beslispunten en het beoogde maatschappelijke effect. Eigenlijk de inhoud waar de raad voldoende aan zou moeten hebben om op hoofdlijnen het debat te kunnen voeren en tot besluiten kan komen.

Leer van de omgeving

We kunnen veel leren van andere gemeenten. Wij zouden graag het rapport “Kwaliteit raadsvoorstellen” van het bureau Necker van Naem onder de aandacht willen brengen.

In dit rapport zijn aanbevelingen gedaan  die ons erg aanspreken en bijdragen aan de raadsbreed gestelde doelen. Er is ook een belangrijke rol voor de griffie weggelegd die de schakel vormt tussen de raad en uitvoering.

Aanbeveling 1:        Stuur vroegtijdig op de inhoud van raadsvoorstellen.

Aanbeveling 2:        Expliciteer de verwachtingen bij de raad en organiseer feedback van de raad aan college en ambtelijke organisatie.

Aanbeveling 3:        Train de stellers van een raadsvoorstel in het schrijven van een goed raadsvoorstel.

Aanbeveling 4:        Zorg voor ondersteuning van ambtenaren door ambtenaren bij het opstellen van raadsvoorstellen.

Aanbeveling 5:        Schenk extra aandacht aan vier verbeterpunten in de algemene kwaliteit van raadsvoorstellen zijnde:

a) Het hanteren van een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaak.

b) Kort en bondig formuleren.

c) Het benoemen van alternatieve beleidskeuzes.

d) Het benoemen van maatschappelijke effecten van een voorstel.

Tot slot samenvattend:

Elk raadsvoorstel faciliteert de vergadering om op hoofdlijnen de discussie te voeren; is zelfstandig leesbaar; start met een goede publiekssamenvatting; maakt helder aan welk door de raad gesteld doel het besluit bijdraagt; bevat een helder overzicht van de beslispunten met focus op het maatschappelijk effect. Daarnaast wordt aandacht besteed aan communicatie, duurzaamheid en participatie.

Deze genoemde elementen zouden voldoende houvast moeten bieden om in de raad op hoofdlijnen het debat te voeren en tot besluitvorming te komen. Om de gemeenteraad van extra argumentatie en onderbouwing te voorzien zal er een overzicht moeten komen van de argumenten (pro/contra) en eventuele alternatieven.

PRO Kaag en Braassem wil de komende periode graag met u werken aan het verder vervolmaken van het ‘raadsvoorstel’ als onderdeel van het bredere pallet aan veranderingen en vernieuwingen. Wij staan open voor discussie en suggesties en hopen op deze manier een steentje bij te dragen aan het vernieuwingsproces.