Burgeridee

Vanuit PRO Kaag en Braassem hebben wij een duidelijke visie rondom burgerparticipatie. 
Net als velen volgens mij willen we in gemeente Kaag en Braassem initiatieven vanuit de gemeenschap ondersteunen. 

Visie PRO: “Er zijn mogelijkheden voor kleine en grote (burger)initiatieven. Wij geven duidelijk aan wat die mogelijkheden zijn” 

Dat klinkt leuk, maar hoe werkt dat in de praktijk? Daar was ik nu zo nieuwsgierig naar.
We waren nu meer dan een jaar bezig met deze raadsperiode en ik vond het tijd voor een test. 

Zijn wij als gemeente klaar voor initiatieven? Geven wij duidelijk aan wat die mogelijkheden zijn? 

Ja, er zijn inmiddels verschillende initiatieven die van de grond gekomen zijn zoals het Centrumplan Leimuiden, Bult Nieuwe Wetering, Hospice Amandi, Mariakapel, etc. 
Maar zijn wij in het gemeentehuis ook voorbereid op dergelijke, maar ook de kleinere initiatieven, vanuit de dorpen of wijken?  

Is het duidelijk voor initiatiefnemers wat de mogelijkheden zijn? 
Met andere woorden: Is Kaag en Braassem uitnodigend voor inwoners om zelf de handschoen op te pakken? 
Waar moeten initiatiefnemers binnen het gemeentehuis zijn met hun idee? 
Zijn er heldere, uitnodigende kaders om burgerinitiatieven (naast kernen in hun kracht) te behandelen en te faciliteren? 
Zo ja, welke zijn dat? Zo nee, wanneer en hoe denkt het college dit, samen met de raad, op te gaan pakken? 

Deze vragen stelden wij aan het college in april van dit jaar. Met het antwoord van het college stelde ze voor om hierover met elkaar in gesprek te gaan. En dat gaan we graag. Dit is vanavond om 19:30 uur in het gemeentehuis. 

Op de achtergrond heb ik gewoon eens getest wat er gebeurd als je een (mogelijk) initiatief hebt. Uiteraard niet door mijzelf, maar heb mijn vriendin aan het werk gezet. 
Opdracht was: regel, onder aanvoering van de buurt, een kleine herinrichting van ons openbare parkeerterrein, waardoor 4 extra parkeerplaatsen ontstaan.
Zonder extra opmerkingen liet ik haar de weg bewandelen die zij nodig achtte om dit doel te bereiken. Het resultaat is wellicht niet representatief, maar geeft wat mij betreft aan dat er nog het één en ander dient te veranderen. Het is bedoelt als voorbeeld om globaal aan te tonen of we nu daadwerkelijk op orde zijn.

Allereerst ging zij, rond 18 mei, op weg op onze gemeente website. Ik liet haar in haar element, maar kwam er al snel achter dat ze niet precies wist waar ze moest zijn. Het kan aan de zoek kwaliteit van mijn vriendin liggen, maar nee ik zou er graag verder naar kijken. Uiteindelijk na een paar uur surfen is ze op 'Ruimtelijke Ontwikkeling' beland. Tja, dan kan je zeggen "nee natuurlijk moet je daar niet zijn". Ik draaide het om. Wat maakte het dat ze daar terecht kwam? De gedachte dat dit tot ruimtelijke ontwikkeling behoort, of gewoon omdat ze het juiste loket niet kon vinden?

Daarna is ze op zoek gegaan naar een mail adres. Ze kwam niet verder dan het algemene mailadres en stuurde haar verzoek per mail , ter attentie van, Ruimtelijke Ontwikkeling.

Na twee dagen kreeg ze een brief (verstuurd 19 mei, de dag na de mail) met een reactie dat :
"uw brief?? van 18 mei is ontvangen" en dat het in behandeling genomen is met een kenmerk. Binnenkort nader bericht.

Mooi, een snelle reactie en de mail is geregistreerd. Een mooi doel op zich om alle mailtjes en brieven te moeten registreren en een reactie binnen een dag te kunnen verzenden? Het is volledig automatisch, maar had wellicht ook per mail gekund?

Op 10 juni kreeg zij nog eens een reactie per mail. 

Bedankt voor uw e-mail.
Uw bericht is doorgezonden naar de desbetreffende afdeling. 
Uw vraag wordt zo snel mogelijk beantwoord. 

Blijkbaar wordt op dat moment geconstateerd dat het verzoek bij de verkeerde afdeling ligt en naar de juiste afdeling toegestuurd. Naast de enige vertraging die is ontstaan, heeft mijn vriendin het gevoel iets verkeerds te hebben gedaan. Ondersteunt door mijn oproep het niet persoonlijk aan te trekken, zeg ik haar toch gewoon af te wachten of actief te blijven met haar opdracht.

Dan komt op 22 juli de volgende brief binnen:

Ons kenmerk: 15.12315

Onderwerp: Verzoek uitbreiden parkeerplaatsen 

Geachte mevrouw Klein,

Naar aanleiding van uw melding over de mogelijkheid om het aantal parkeerplaatsen in de H.P van  der Poellaan in Rijpwetering uit te breiden door het verminderen van groenbakken het volgende:
Onze gemeente heeft vrijwel geen financiële ruimte om extra parkeerplaatsen aan te leggen.
Bij het uitvoeren van grootonderhoud aan wegen of bij reconstructies waarbij het hoofdriool moet worden vervangen wordt dit gelijktijdig onderzocht en (zover dit qua beschikbare ruimte mogelijk is) meegenomen.
Voor de komende 5 jaar staat er geen groot onderhoud in uw straat aan wegen en riool gepland.
Zelfwerkzaamheid t.a.v. het aanleggen van extra parkeerplaatsen is - i.v.m. het waarborgen van Arbo en veiligheid op of langs de weg - niet mogelijk door omwonende of belanghebbende.

Ten aanzien van uw vraag hoe te beginnen zijn een aantal stappen noodzakelijk die van belang zijn als er grootonderhoud wordt uitgevoerd: 

1. Inventarisatie van het aantal woningen in uw straat en aanliggende straten.
2. Inventarisatie van het aantal parkeerplaatsen in uw straat en aanliggende straten.
3. Inventarisatie van beschikbare parkeerplaatsen in garages en op eigen terrein.
4. Inventarisatie van oneigenlijk gebruik van parkeerplaatsen (aanhangers, campers, vrachtwagens) op meerdere weekmomenten/tijdstip
5. Inventarisatie “fout” parkeerders (op trottoirs en plantsoen; ook half op trottoirs) op meerdere weekmomenten/tijdstip

Deze uitkomst bepaald de gemiddelde parkeerdruk en kan dan worden getoetst aan de parkeerrichtlijn die destijds bij de aanleg van toepassing was.

Ik vertrouw er op u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd.
Met vriendelijke groet, 

Het enthousiasme van mijn vriendin was in ieder geval behoorlijk gedaald en de bal lag weer bij mij. Ruud wat moet ik hiermee? Wat kan ik hiermee doen? Kan jij hier iets mee doen? En dat is nou precies wat ik niet wil. 

De inhoudelijk reactie op 22 juli kan je op verschillende manier interpreteren. Voor de discussie vanavond is het zaak de hoofdlijn eruit te halen. Er zal niets in staan wat onzin is, integendeel, ik denk dat het volgens onze oude denk- en werkwijze, de juiste reactie is. Echter wil je open staan voor initiatieven zal je als overheid op een andere manier moeten acteren.

Doe er mee wat je ermee wil doen, maar voor mij is het duidelijk. Er dient nog het één en ander te veranderen voordat we burger initiatieven op een juiste manier ondersteunen.
En daar gaan we graag vanavond over in gesprek met elkaar!

In de tussentijd is er online op de gemeente website een nieuwe bullet aangemaakt. Burgeridee. Toch al iets gebeurd met onze vragen?
Iemand nog een burgeridee? 

Tot vanavond!

Ruud

Goed bestemd

Gisteravond was weer eens een avond in het gemeentehuis waarbij ik aan het einde goed gestemd naar huis ging. En dat is eerlijk gezegd dit keer een soort zwak uitgedrukt.

Enige tijd geleden schreef ik mijn blog over Lea(r)n gemeente Kaag en Braassem over een betere en efficiëntere dienstverlening.

Door de doorlooptijd van een dienst (zoals bijvoorbeeld een bestemmingsplan procedure) scherp te stellen (bv door te roepen dat het in een week kan) kun je de betrokkenen bij zo'n proces bewegen om te bedenken wat ervoor nodig is om het in een week te (moeten) doen. 

Hierdoor kunnen verspillingen (zoals tijd of beperkte draagvlak dus bezwaren) uit het proces worden gehaald. Uiteraard is daarbij een week niet het doel op zich (kan overigens wel een doel zijn) , maar door de verspilling uit het proces te halen, zal de kwaliteit en klantwaarde binnen het proces verbeteren. De kwaliteit en klantwaarde zijn in dit geval dan de (maximale)betrokkenheid van belanghebbenden, goede communicatie (niet eenzijdig, maar interactief) , duidelijke verwachtingen en draagvlak voor het plan. 

Uiteraard werd ik voor gek verklaard. "Een bestemmingsplan duurt een jaar, als het niet langer is, dat KAN niet sneller". 

Gisteravond werd er door de afdeling Ruimtelijke Ordening van Kaag en Braassem een avond georganiseerd over het innoveren en versnellen van het bestemmingsplan proces.
In een uur tijd werden we meegenomen in de ambitie van de afdeling om het bestemmingsplan proces tot 8 weken terug te brengen, waarvan 6 weken (wettelijke!!) inzage termijn. 

Hoe? Door in twee thema weken in de ontwerp fase met elkaar de belangen op tafel te leggen, toe te lichten, af te wegen en waar nodig aan te passen. 
Complimenten voor de aanpak en deze ambitie. Het is de manier om daadwerkelijk anders te doen en de "voorkant" optimaal te gebruiken. Ik ben uiteraard zeer benieuwd naar het vervolg en het resultaat.

Uiteraard zitten er nog wel wat aandachtspunten aan. 

• Alle belanghebbenden in dit proces zullen vroegtijdig en op vooruitstrevende manier betrokken moeten worden en het proces ("De Flow") duidelijk voor ogen moeten hebben (wat, wanneer en hoe?);
• Ga pas "De Flow" in als alles wat benodigd is compleet en bekend is;
• Stuur tijdig bij als het anders dreigt te gaan of meer informatie gewenst danwel nodig is;
• Gewoon doen, leer van de aanpak en verbeter dit op een volgend plan.

Nog mooier is om het plan daarbij in een (BIM) 3d model te zetten en in de omgeving te plaatsen. Dit geeft een duidelijk beeld in wat het plan voor consequenties heeft voor en in relatie met de omgeving.   

Daarnaast zal de rol van de raad moeten veranderen. Wij zullen op de zijlijn moeten staan. Als scheidsrechter van het proces en de input laten leveren door de belanghebbenden. Dat vraagt wat van ons, maar ik heb daar alle vertrouwen in.

Deze aanpak is niet alleen toepasbaar op het ruimtelijk proces. Deze aanpak geldt voor ieder proces binnen het gemeentehuis. Dus nog genoeg te doen.

Complimenten voor de afdeling en heel veel succes gewenst met de uitvoering ervan. Het zal met vallen en opstaan gaan, maar geniet vooral van de energie en het resultaat!